Cómo priorizar tareas y organizarse en el trabajo
La falta de tiempo durante la jornada laboral es uno de los principales problemas a los que se enfrentan los trabajadores. En muchas ocasiones, es necesario priorizar las tareas en función de diferentes factores para poder, al menos, completar aquellas más urgentes.
Una correcta priorización de las tareas laborales, así como una distribución adecuada del tiempo, son clave para aprovechar al máximo el tiempo que pasas trabajando en la oficina o en casa.
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Claves para priorizar las tareas en el trabajo
El principal objetivo de la priorización de tareas consiste en asignar correctamente a cada tarea el lugar que le corresponde dentro de la larga lista de tareas. Para ello, será necesario tener en cuenta diversos factores, como el valor que aporta, el esfuerzo necesario para completarla o la importancia que tiene dentro del conjunto de tareas laborales.
A continuación, te detallamos todos los pasos que debes seguir para establecer las principales prioridades en el trabajo.
1. Reunir todas las tareas en una sola lista
El primer paso es crear una única lista en la que recoger todas las tareas pendientes, sin importar si son importantes o no. De esta forma, podrás ver de forma rápida todo lo que tienes que hacer.
En muchas ocasiones, también es recomendable incluir las tareas personales en esta lista, de forma que puedas organizar y ordenar por prioridades todo lo que tengas que hacer, incluyendo los asuntos privados.
2. Revisar las tareas y marcar las más importantes o urgentes
Una vez tienes tu lista con todas las tareas que debes realizar, llega el momento de revisar todas las tareas una por una y marcar aquellas que sean importantes o urgentes.
Para poder completar este paso, lo primero que debes hacer es tener claro cuales son tus objetivos, de forma que puedas identificar aquellas tareas de mayor importancia.
También es necesario tener clara la diferencia entre tareas importantes y urgentes. Si únicamente te centras en las tareas urgentes, verás como vas retrasando las importantes de forma indefinida y no podrás avanzar. Por ello, es necesario pararse a pensar si realmente una tarea es urgente o no.
3. Reorganizar la lista de tareas poniendo en primer lugar las más urgentes e importantes
Cuando tienes claro cuales son las tareas pendientes de mayor importancia o más urgentes, tienes que colocarlas en la parte superior de tu lista.
Una vez más, tendrás que tener muy claros tus objetivos para poder reorganizar correctamente las tareas más importantes.
Si tienes un número de tareas pendientes muy grande, no es necesario que ordenes todas en función de su importancia o urgencia. Será suficiente con que ordenes las que has marcado en el paso anterior como importantes.
4. Revisar y actualizar la lista con frecuencia
A partir de aquí, solo falta repetir el proceso con frecuencia, actualizando las tareas y su orden de prioridad, en función de los objetivos y las necesidades del negocio.
Es posible que aparezcan nuevas tareas que debas considerar como urgentes o que tus objetivos cambien, por lo que tendrás que tener en cuenta todos estos aspectos a la hora de actualizar tu lista de prioridad de tareas.
La matriz de Eisenhower
Por último, queremos presentarte la matriz de Eisenhower. Se trata de uno de los métodos más utilizados para identificar las tareas más importantes y urgentes.
La matriz de decisiones de Eisenhower permite organizar las tareas en cuatro cuadrantes, en función de si son importantes, urgentes, ambas cosas o ninguna de ellas.
De esta forma, podrás ver fácilmente que tareas debes priorizar y completar cuanto antes (las urgentes e importantes), cuales debes planificar y asignar un momento para hacerlas (las importantes pero no urgentes), que tareas tienes que delegar para que otra persona se encargue (las no importantes pero urgentes), y por último las tareas que deberías eliminar (las no importantes y no urgentes).